La historia clínica se puede determinar como la relación organizada entre la historia clínica de un tolerante y otros datos logrados a través del interrogatorio, la observación y otras indagaciones complementarias para llegar a un diagnóstico preciso y entablar el régimen de la patología que sufre.
Las historias clínicas de los pacientes (con independencia del soporte empleado) tienen que archivarse de conformidad con los principios del RGPD, con particular atención a la integridad y seguridad, ingreso con limite a la gente concretas que las precisan de cara al desarrollo de sus funcionalidades y con una organización que deje hallar los datos de manera ágil y eficiente.
Hay otros documentos para los que no hay un periodo de conservación concreto. En todo caso, se aconseja:
- Préstamos: preservarlos hasta el momento en que sean devueltos o anulados
- Acredites: preservarlos hasta el momento en que sean pagados
- Recursos de equipo: Su almacenaje hasta el desenlace del periodo de regularización del IVA (puede ser hasta 9 años)
- Documentación de forma anual con bases imponibles negativas: Su almacenaje hasta 4 años tras la compensación
Almacenaje seguro , fichero seguro.
La presente normativa del archivo tiene por objeto no solo el preciso fichero de los documentos en lo que se refiere a su creación o recepción, distribución, consejos, organización, utilización y predisposición final, sino más bien asimismo la obligación de preservarlos correctamente para su posterior emplear. Por este motivo, es de escencial relevancia proteger apropiadamente los elementos de información archivística. El no llevarlo a cabo puede ser en daños irreversibles a los documentos y sanciones civiles y/o penales por violaciones de la ley.
Para el almacenaje de materiales del archivo, el acuerdo 037 de 2002 establece algunos requisitos y condiciones técnico-ambientales para la gente naturales o jurídicas que presten servicios de depósito y custodia de documentos del archivo.
Guardar documentos de la compañía.
- Documentos contables. – Los libros de comercio, como el períodico, el libro de inventario, las cuentas cada un año, los reportes de auditoría, el libro del gestor tienen que preservarse a lo largo de 6 años de conformidad con el art. 30 del Código de Comercio, contados desde la última entrada. Aun tras la disolución y liquidación de la compañía.
- Documentos de la compañía. – Las escrituras, las actas de las juntas y del consejo, las actas de los asociados, los contratos con el colega único y el resto contratos privados. Aconsejamos preservar todo a lo largo de la vida de la compañía y cuando menos otros 6 años tras la disolución y liquidación.
Como ahora hemos citado, cada compañía maneja distintas documentos. Ciertos de estos son recurrentes en todas y cada una de las compañías, como las facturas o los contratos. Otros tienen la posibilidad de ser únicos, como las bases de datos. Es esencial que cada organización sepa cuánto tiempo precisa preservar cada fichero.
El Código de Comercio establece que los libros de contabilidad, recibos, correo u otros documentos en este campo tienen que preservarse a lo largo de seis años desde la última actualización. Los primordiales documentos incluidos en esta categoría son:
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