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¿Quién debe manejar la caja chica?

Los fondos inferiores se forman según reglas dictadas por Hacienda y por exactamente el mismo organismo, y son administrados por personas físicas independientes de quienes manejan el dinero o efectúan funcionalidades contables.

La caja muchacha es un instrumento financiero para pequeñas salidas cotidianas de caja, para costos inferiores y también imprevisibles. Para esto, es requisito investigar el volumen de pagos a efectuar en efectivo.

Utilizar un ERP para supervisar la caja muchacha

Si bien este desarrollo es simple, para organizaciones muy enormes o pólizas perpetuas, las compañías tienen inconvenientes para supervisar la caja muchacha.

Hoy día, la tecnología es un aliado idóneo para llevar el control y la administración de los costos de caja muchacha al próximo escenario. A través de la utilización de sistemas ERP como SAP Business One, puede detectar y supervisar los costos, tal como hacer más simple el registro, verificación, autorización y reposición de los fondos empleados.

¿De qué forma administran de manera perfecta la caja muchacha?

  1. Conceder un dueño. La caja registradora ha de estar encomendada a un individuo de seguridad y organizada que realice las funcionalidades de registro y control imprescindibles para el control de los costos, lleve los registros fiscales que justifiquen cada gasto y tenga conocimiento del gasto total de cada usado, tal como del día y mes.
  2. Establece una política de costos. Esto le deja cerciorarse de que el fondo se utilice para contingencias.
  3. Pedir siempre y en todo momento recibos de cada gasto efectuado. De todos y cada uno de los montos retirados, hay que registrar el nombre de la persona que lo solicitó y la fecha, por pequeño que sea el monto.
  4. Sostener reportes sobre los costos incurridos. Esto le deja ver si hay algunos insumos que son repetitivos y podrían ser considerados una parte de compras primordiales para ocupaciones económicas o probables compras que son inútiles y representan un gasto insignificante.
  5. Reúne comprobantes fiscales para inferir costos.
  6. Y reembolsa el dinero gastado a fin de que siempre y en todo momento esté libre para los próximos costos.

Falta de una política de costos definida

Como hemos visto en el punto previo, es realmente útil para las compañías poder determinar por adelantado para qué exactamente hay que usar la caja chavala. Un fallo común es no tener ningún liderazgo o anticipación en este sentido. Eso quiere decir que hay una falta total de una política de costos diarios definida.

En cierta manera, esto condena a tu equipo de usados a titubar en los costos del día a día de la compañía.

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